În acest articol îți oferim câteva sfaturi cu privire la măsurile pe care le poți lua pe timpul stării de urgență generate de criza COVID-19 pentru a te asigura că membrii echipei tale continuă să fie productivi în timp ce au o stare de bine. Prin acești pași, le vei demonstra că te preocupă starea lor de wellness și de well being chiar și în condiții grele și le vei câștiga loialitatea pe termen lung.
Că vorbim despre o pandemie sau despre o criză economică, acestea afectează în mod clar calitatea vieții noastre, a tuturor. La o primă analiză, am putea considera că programele de îmbunătățire a calității vieții sunt ultimul lucru la care ne putem gândi. Totuși, acest lucru este departe de a fi adevărat.
Dimpotrivă, starea noastră mintală precară, anxietatea și chiar atacurile de panică sunt cei mai mari dușmani în situații de criză. Prin urmare, programele de wellness și de well being trebuie să acționeze în astfel de perioade cu precădere pentru a ameliora aceste stări și pentru a le reaminti oamenilor despre lucrurile cu adevărat valoroase în viață.
Ce spun studiile
Potrivit studiului 2020 Employee Care Report realizat de Limeade:
- 1 din 3 angajați și-au părăsit locul de muncă pentru că nu au simțit că angajatorilor le păsa de ei ca persoane
- 1 din 4 angajați au demisionat pentru că nu au fost tratați cu demnitate de către liderii companiei
- 1 din 5 angajați au plecat pentru că angajatorul lor nu le-a sprijinit starea de bine (well being).
În special în situații de criză, este mai important ca niciodată să le demonstrezi angajaților că starea lor de bine contează. Poți face asta prin intermediul unor politici înclinate către oameni. De asemenea, contează atitudinea ta față de nevoile fiecărui membru al echipei.
Ține minte, abilitatea unui bun lider ține în special de modul în care reacționează în situații de criză, nu în zilele de business as usual! Oamenii te vor ierta, poate, pentru un comportament inadecvat. Cu siguranță, însă, nu vor uita modul în care ai reacționat atunci când au avut mai mare nevoie de înțelegerea ta.
Productivitatea, moralul și nivelul de implicare se deteriorează atunci când oamenii simt că angajatorului nu îi pasă de perioada dificilă prin care trec. Astfel, dacă ești interesat de politici ale companiei pe perioada pandemiei, iată câteva soluții pe care le poți pune în practică:
1. Relaxează politicile cu privire la absenteism și productivitate
Să fim serioși! Dacă angajații tăi se tem pentru siguranța familiilor lor, nu se vor putea concentra pentru a da randamentul obișnuit la muncă. Este momentul să acorzi importanță, pe cât posibil, doar obiectivelor prioritare, și să adopți politici menite să le ofere angajaților o stare de confort psihic.
Lasă loc în regulament pentru negocieri directe între aceștia și managerii direcți. În plus, acordă-le managerilor suficientă autoritate încât să decidă în ce condiții de program să își desfășoare activitatea. Program flexibil, telemuncă…orice funcționează, atât timp cât negocierea este acceptată de către ambele părți.
Știm că îți dorești să deții controlul asupra situației. Totuși, dacă setezi nivelul de aprobare a excepțiilor la un nivel prea ridicat, le vei da oamenilor impresia că lucrează într-o companie flexibilă doar la nivel declarativ, nu și practic. Puțini vor îndrăzni să obțină o excepție dacă trebuie să obțină avize de la 3 departamente de legal și o aprobare de la unul dintre directori.
De asemenea, îți dorești ca acest mesaj de relaxare a condițiilor de muncă să ajungă repede și uniform la toți managerii. Instruiește toți reprezentanții de HR prin videoconferință și materiale adecvate. În plus, roagă-i să consilieze direct fiecare manager în parte cu privire la acest îndemn.
Asigură transmiterea uniformă a mesajului și aplicarea similară a politicilor în toate departamentele. În caz contrar, vei avea cu siguranță practici disparate. Te asigurăm că și în condiții de criză există șefi workaholici. Pentru că încearcă să demonstreze importanța departamentului pe care îl coordonează, aceștia vor pune presiune pe echipă în cel mai nepotrivit moment.
Ca manager, e important să înțelegi că trebuie să ai încredere în angajații care susțin că se simt rău sau că prezintă simptome de răceală și să găsești soluții pentru izolarea lor. Altfel, aceștia riscă să infecteze întreg colectivul.
2. Diminuează riscurile și educă
Oprește călătoriile în străinătate și deplasările în interes de serviciu. Suspendă ședințele cu contact direct. Similar, suspendă activitățile de team building sau orice alte contexte în care oamenii intră în contact unii cu ceilalți. Găsește soluții pentru lucrul în ture, astfel încât niciodată toți membrii aceleiași echipe să nu intre în contact unii cu ceilalți.
Stabilește o singură sursă de comunicare internă oficială cu privire la pandemie. În plus, asigură informarea constantă a angajaților pe toate zonele care au tangență cu acest subiect.
Dacă ai posibilitatea, invită un specialist în domeniul medical care să le vorbească angajaților concret despre măsuri de prevenție. Acesta poate să îi învețe să se informeze corect cu privire la întreaga situație, să discearnă între fake news și datele de încredere și, mai ales, să rămână calmi și să respecte toate indicațiile.
Oferă la intrarea în clădire dezinfectanți, șervețele antibacteriene și măști de protecție. În acest fel, le vei induce angajaților o stare de calm și protecție.
3. Încurajează comportamentul empatic
Perioadele de criză prin care trecem cu bine împreună sunt cele care ne unesc cel mai tare, creând uneori prietenii pe viață. Pentru ca acest lucru să se întâmple însă, oamenii trebuie încurajați să dea dovadă de altruism unii față de ceilalți. Comportamentul proactiv, lipsit de egoism, este cea mai bună soluție prin care câștigăm cu toții.
Dar uneori, oamenii au nevoie să li se reamintească despre importanța binelui. În situații de criză, mulți devin egoiști.
Ajută-ți colegii să înțeleagă că măsurile de prevenție pe care le adoptă nu trebuie respectate doar din motive egoiste. Acestea sunt, mai ales, un act de responsabilitate socială. Comportamentul preventiv îi protejează, în primul rând, pe cei din jurul nostru, unii vârstnici și vulnerabili, bunicii tăi și ai noștri.
Pornește o campanie de într-ajutorare pe timp de criză, prin care să le creezi oamenilor canale de comunicare destinate oferirii de ajutor. Printre acestea, enumerăm:
- un sistem de car sharing, pentru a încuraja colegii care locuiesc în aceeași zonă a orașului să împartă mașina la și de la locul de muncă. Astfel, vor evita riscul ridicat al contaminării dat de mijloacele de transport în comun.
Tips
Poți realiza acest lucru printr-o platformă internă. De asemenea, poți folosi un avizier cu o listă unde ofertanții își trec zona de unde vin și programul de lucru iar doritorii îi contactează. O altă soluție e aceea prin care ofertanții trimit mass mail, iar doritorii răspund în privat etc. De asemenea, poți pune la dispoziție pentru acest program, mai multe mașini de serviciu, dacă îți permiți să faci acest lucru.
- o bancă de medicamente de uz curent (fără a necesita prescripție medicală), soluții de dezinfectare sau măști de protecție. Beneficiarii sunt colegii care nu au fost suficient de inspirați încât să își procure înainte de a dispărea de pe piață.
Tips
Aceasta se poate realiza printr-o persoană dedicată din structura de HR, care să colecteze astfel de produse donate de colegii care au rezerve și să le doneze colegilor care solicită ajutor. Reprezentantul HR poate da mailuri zilnice/săptămânale anunțând ce produse are ”pe stoc” în respectiva zi/săptămână.
- la nevoie, o bancă de alimente, în cazul în care situația devine extrem de gravă și ai categorii de angajați care nu mai au cu ce să își hrănească familiile. Soluția poate fi pusă în aplicare în mod similar cu cea a băncii de medicamente
- posibilitatea de a obține, temporar, o locuință de serviciu sau cazare în eventualitatea în care un angajat trebuie să separe membri ai familiei pentru a-i proteja pe cei mai vulnerabili (ex. vârstnici, persoane cu afecțiuni grave) de la a fi contaminați de către cei care ies din casă pentru a merge la serviciu
- o rețea pe bază de voluntariat prin care angajații care sunt în izolare la domiciliu să fie ajutați de către colegi sănătoși. În cazul în care cei izolați au nevoie de cineva care să se deplaseze pentru a cumpăra ceva esențial sau a rezolva o problemă importantă, voluntarii sar în ajutor.
4. Pune la dispoziție consiliere psihologică
Un ”Hot line” intern pentru persoanele care au nevoie de sprijin, cu o echipă de psihologi on call, poate face minuni pentru sănătatea mintală a angajaților tăi în timp de criză. E posibil să nu folosească această facilitate. Totuși, simplul fapt că te-ai gândit la această nevoie a lor le va da starea de bine de care au nevoie. Îți vor rămâne recunoscători cu siguranță după ce criza va trece.
În cazul în care nu dispui de psihologi interni, încurajează-ți colegii să se adreseze numeroșilor psihologi care își oferă serviciile gratuit la telefon în această perioadă. Iată câteva recomandări în acest sens:
- Dispeceratul FONSS (Federația Organizațiilor Neguvernamentale pentru Servicii Sociale din care fac parte 37 de ONG-uri furnizoare de sevicii sociale) preia apelurile și oferă raspunsuri, consiliere psihologică și spirituală și ajutor umanitar. Te invităm să accesezi pagina lor de facebook
- Asociația Română de Psihoterapie Integrativă (ARPI) oferă 50 x 6 ședințe PRO BONO de consiliere. Te invităm să accesezi pagina lor de facebook
- 4medicALL, o linie de consiliere și suport psihologic oferită de specialiști în sănătate mintală. Te invităm să accesezi pagina lor de facebook
- Psihoterapeuții Fundației Sensiblu oferă suport telefonic la numarul 0787 54 18 54 persoanelor care se confruntă cu stări anxioase generate de situația actuală, limitând astfel riscurile legate de părăsirea domiciliului și interacțiunile directe
De asemenea, este util ca departamentul de HR sau cel de comunicare să le transmită angajaților, periodic, materiale despre păstrarea sănătății mintale în perioada petrecută acasă, sfaturi despre menținerea unei rutine de somn, muncă și mâncare, sfaturi despre setarea unei atitudini pozitive etc.
5. Oferă-le idei de petrecere a timpului în casă
Desemnează un responsabil (preferabil un coleg din departamentul HR) care să le transmită, periodic, colegilor diverse resurse potrivite pentru a le ocupa timpul în mod constructiv celor care stau acasă. Astfel, angajații vor vedea preocuparea companiei pentru starea lor de wellness și de well being și vor aprecia pe termen lung această abordare umană.
Spre exemplu, pentru o listă extinsă cu inițiative civice/private gratuite din România care ajută pe durata pandemiei COVID-19, click aici.
De asemenea, îți recomandăm să împărtășești cu ei ideile din articolul nostru despre Activități pentru distrat copiii în vremuri de pandemie sau cel despre combinațiile potrivite pentru un regim alimentar sănătos.
Dacă ești manager într-o companie și îți dorești să îți păstrezi angajații pe linia de plutire într-o astfel de perioadă grea, cel mai important lucru pe care îl poți face este să dai dovadă de empatie:
1. Discută cu membrii echipei tale
Întreabă-i care sunt grijile cele mai mari pe care le au în această perioadă. Află situația specifică a fiecăruia dintre ei. În plus, întreabă-i ce poți face pentru a trece cu bine peste provocările cu care se confruntă. Păstrează legătura constantă telefonică/prin email cu aceștia, povestind cu ei despre starea de starea de sănătate a lor și a familiilor lor și despre starea lor mentală.
Când comunicarea se oprește oamenii se vor gândi la ce e mai rău. Astfel, e bine să stabilești o rutină de comunicare în care oamenii să aibă încredere. Împărtășește-le prompt și transparent informații relevante, date certe, măsuri, proceduri etc. De asemenea, oferă-le posibilitatea de a pune întrebări și de a oferi sugestii. Starea lor psihică se va îmbunătăți dacă se vor simți implicați și auziți.
2. Dă dovadă de flexibilitate
Negociază politici cât mai flexibile de lucru cu fiecare dintre membrii echipei. Astfel, te asiguri că îți mărești șansele de a continua activitatea și în cazul în care unul dintre ei se infectează (prin lucrul în ture, lucrul de acasă etc.).
Știm că regulile sunt importante și ajută lumea să funcționeze. Totuși, încearcă să privești fiecare situație cu umanitate și cu o privire de ansamblu. ”Îndoaie” regulile atunci când știi că nu se aplică într-o situație de criză și că ai putea face un mare bine cuiva prin puțină flexibilitate. Nu uita, acesta este cel mai important moment în care să fii alături de echipa ta!
3. Ia inițiativa atunci când nu mai sunt soluții
Tu ești cel care cunoaște cel mai bine situația fiecărui membru al echipei tale. Prin urmare, ești cel mai bun senzor pentru momentele în care trebuie intervenit. În cazul în care unul dintre ei se confruntă cu o situație dificilă și are nevoie de sprijin, discută cu superiori. Găsiți o soluție de într-ajutorare pentru a-i dovedi că sunteți o mare familie și problemele unuia sunt ale tuturor.
De asemenea, dacă simți că starea mentală a unuia dintre colegi este precară și consideri că are nevoie de ajutor pentru a trece prin această perioadă dificilă, încurajează-l să se adreseze unui psiholog. Oferă-i modalități concrete prin care poate face acest lucru (persoane de contact, numere de telefon, programări etc.). Apoi, încearcă să te asiguri că îți urmează sfatul.
Pentru a evalua starea mentală a colegilor tăi îți recomandăm să fii atent la următoarele semnale:
- cum se simt: o persoană anxioasă este tensionată, neliniștită, speriată și se teme constant de ce s-ar putea întâmpla.
- cum gândesc: e posibil să facă anticipări negative asupra a ceea ce urmează, să fie excesiv de îngrijorați și să aibă dificultăți de concentrare
- cum reacționează fizic: oamenii pot să aibă diverse dureri ale corpului, să transpire, să aibă bătăi puternice ale inimii, stare de sufocare, dereglări de somn etc.
- cum se comportă: pot să evite diverse locuri, oameni sau situații, să folosească mai multe medicamente, să fumeze mai des, să nu termine ce au început, să fie agresivi, pasivi sau neimplicați, să uite diverse lucruri și să se comporte haotic, aiurit, să ofteze des, să aibă accese de plâns, să nu se poată concentra etc.
4. Folosește atuul angajaților echilibrați emoțional
Folosește energia pozitivă a angajaților cu reziliență psihologică mai mare pentru a molipsi întreaga echipă. Experimentează cu acordarea de sarcini în perechi, în care să determini câte un angajat pozitiv să petreacă timp cu unul anxios/deprimat. De asemenea, roagă-i pe angajații echilibrați emoțional să te sprijine în cooptarea celorlalți colegi în diverse inițiative.
Ajutorul lor te va ajuta să îți conservi propriile resurse de timp și emoționale. Până la urmă, ești și tu doar un om și ai nevoie, la rândul tău, de piloni de sprijin. În plus, vei vedea că această strategie va consolida coeziunea și spiritul de echipă.
5. Fii un bun model
Știm, e obositor. Presiunea de a fi mereu ”urmărit” de către membrii echipei tale și luat drept model este foarte mare. Trebuie, însă, să conștientizezi că acesta e rolul pe care l-ai ales în momentul în care ai decis să devii manager. Ai o responsabilitate față de oamenii pe care îi coordonezi și trebuie să te comporți în consecință.
Asta nu înseamnă că nu trebuie să îți arăți slăbiciunile sau să discuți despre propriile temeri. Totuși, trebuie să fii mereu conștient că ceea ce spui trebuie să se oglindească în ceea ce faci, pentru că oamenii vor fi mult mai influențați de puterea exemplului decât de sfaturile tale.
Tu trebuie să fii primul care adoptă noi măsuri sau politici precum cea a distanțării sociale sau a limitării deplasărilor.
6. Fii autentică
Exprimă doar lucrurile în care crezi. În caz contrar, vei părea fals. În plus, nu te feri să le transmiți veștile proaste membrilor echipei tale cât mai repede. Cu cât tergiversezi mai mult momentul, cu atât înrăutățești situația. Colegii tăi vor sesiza o schimbare de comportament/atitudine inexplicată și asta va afecta relațiile tale cu ei.
Presupunerea că îi ajuți sau că eviți o problemă și mai mare prin omiterea unor informații este greșită. Oricum, veștile rele se află chiar foarte repede și nu vei atrage decât resentimente pentru că au aflat de la alții și nu de la tine informațiile pe care le ascundeai.
7. Acordă-le o atenție specială angajaților care au fost infectați cu COVID-19
E nevoie să îți exprimi grija și să acorzi ajutor pentru procurarea celor necesare în perioada de autoizolare. În același timp, este foarte important să le acorzi o atenție deosebită colegilor care au fost testați pozitiv cu COVID-19 în perioada de după carantină și izolare. Este foarte probabil ca acești colegi să fie evitați și/sau stigmatizați la revenirea în colectivul de muncă.
Frica irațională poate da naștere unor astfel de comportamente la care trebuie să fii extrem de atent. Ele trebuie prevenite și/sau ameliorate în cazul în care apar.
Pentru acest scop, discută cu echipa despre momentul reîntoarcerii la serviciu a colegului lor și găsiți împreună o modalitate pozitivă și chiar amuzantă/festivă de a-l întâmpina. Posibilitățile sunt nelimitate: mesaje de încurajare, baloane colorate, confetti, decorațiuni, o poezie, un cântec, orice, atât timp cât activitatea implică întreaga echipă.
De asemenea, poți folosi situația într-un mod constructiv. Roagă colegul care a trecut prin experiența infectării cu COVID-19 să transmită un email sau să scrie un articol pe care îl publicați în portalul intern în care să ofere sfaturi, bune practici și, per total, să își ajute colegii să conștientizeze realitatea acestei boli.
În orice campanie de awareness, testimonialele au cel mai profund efect asupra publicului, în special atunci când sursa poveștii este o persoană cunoscută. Acest exercițiu are atât un efect terapeutic pentru victimă, cât și un efect fantastic în zona de prevenție.
8. Convinge-i că viața nu s-a oprit în loc
Ajută-ți angajații să înțeleagă că dacă activitatea din jurul lor pare că a încetat, asta nu înseamnă că nu mai trebuie să muncească. În toate zonele de muncă există activități care pot fi realizate prevenitiv. Din perspectivă psihologică, este util să le setezi o direcție de acțiune. Dă-le oamenilor lucruri de făcut, pentru că vor, cu siguranță, să facă ceva constructiv. Acțiunea diminuează anxietatea și le restaurează sentimentul de control.
De când v-ați propus că faceți curățenie în hârtii și nu ați făcut-o? Vă amintiți de când vă doriți să vă organizați mai bine activitatea, să faceți mind maps și flow charturi și diagrame gantt? Poate vă tot propuneți să învățați ceva nou de ceva vreme și nu ați avut niciodată timp. Sau ați tot amânat să citiți materialele acelea primite de la colegii care s-au întors de la conferințe sau să vă updatați agendele de contacte.
Acesta este momentul perfect pentru toate acele activități de care vă plângeți mereu că nu aveți timp. În plus, puteți gândi în avans și pregăti o sumedenie de drafturi și proiecte. Le veți putea scoate, apoi, ca din cutie, după ce trece furtuna.
Dacă mai ai alte idei pe care crezi că ar trebui să le pună în aplicare o organizație în vremuri de pandemie, te rugăm să le împărtășești cu noi în secțiunea comentarii.
De asemenea, dacă îți plac articolele noastre și îți dorești să primești și mai multe materiale interesante și utile pentru proiectele tale de wellness și well being, abonează-te la Newsletter (găsești formularul mai jos).
În așteptarea vremii/vremurilor mai bune, noi vă dorim, ție și echipei tale, multă sănătate!
Alte articole utile pentru tine
Dacă ți s-a părut interesant acest articol, vei găsi cu siguranță informații utile pentru tine și în articolele noastre:
- Ce înseamnă calitatea vieții: de la wellness la well being la performață
- Quiz: Află cât de eficientă este echipa pe care o conduci!
- Cele mai utile 7 discursuri TED care te vor învăța despre fericire
- De ce sunt angajații tăi leneși
- 24 de trăsături pozitive de caracter – află principalele puncte forte ale membrilor echipei tale și cum le poți folosi în avantajul tuturor
- Cele mai bune 10 tips and tricks pentru implementarea unui program reușit de îmbunătățire a calității vieții în 2020
- Program flexibil de muncă: avantaje și pași de aplicare
