În acest articol îți vom explica în ce constau avantajele și dezavantajele implementării unui program flexibil de muncă în organizația din care faci parte și de ce ar trebui să iei în considerare acordarea acestui beneficiu. Apoi, dacă te hotărăști că programul flexibil e o idee bună, rămâi alături de noi și îți vom oferi în curând: un ghid complet de aplicare, tips and tricks și setul complet de instrumente de care ai nevoie pentru promovare, astfel încât să obții efectele maxime în creșterea engagement-ului și a retenției pe termen lung.
Ești pregătit? Să începem!
Cât de normal este conceptul de program flexibil în societatea românească?
S-au realizat multe studii pe piața din România în ceea ce privește programul flexibil de lucru ca beneficiu. Dintre acestea, amintim doar un studiu din 2019 realizat de platforma undelucrăm.ro, potrivit căruia programul flexibil de lucru se regăsește pe locul 6 în topul beneficiilor dorite de persoanele aflate în căutarea unui loc de muncă. Totuși, nu mai mult de 10% dintre angajatorii din România îl oferă.
În ziua de astăzi, programul flexibil de lucru a devenit un beneficiu de nelipsit din oferta de valoare a celor mai multe companii multinaționale din țara noastră. În alte țări, chiar și instituții publice le oferă angajaților lor acest beneficiu.
Dublin Institute of Technology, Comisia Europeană, Staffordshire University, Guvernul Marii Britanii, Radboud Universiteit Nijmegen, University College Dublin sunt doar câteva exemple de instituții publice cu program flexibil din alte țări.
Tipurile de program flexibil sau telemuncă sunt acum definite și în țara noastră, în Codul Muncii, fiind însă implementate de prea puține companii cu capital românesc sau de instituții publice.
Un pas important în acest sens a fost făcut pe perioada stării de urgență declarată în lupta cu COVID-19. Companiile au fost încurajate și, în unele cazuri nevoite, să creeze de urgență condiții pentru munca de acasă a angajaților, dar și pentru flexibilizarea intervalului de deplasare a acestora la locul de muncă și înapoi spre casă, pentru degajarea traficului. Pentru instituțiile publice această prevedere s-a aplicat în mod obligatoriu.
Prin urmare, cel mai probabil organizația din care faci parte a avut deja ocazia să testeze această formă de lucru și să se convingă dacă și în ce mod funcționează pentru cultura voastră organizațională. E de așteptat ca mulți dintre angajatori să păstreze acest nou beneficiu în pachetul salarial chiar și după trecerea perioadei de criză.
Care este nivelul de echilibru dintre muncă și viața privată al angajaților români?
Conform raportului de cercetare Calitatea vieții în România în context european publicat în 2018 de către Institutul de Cercetare a Calității Vieții, două treimi (67%) dintre respondenții din România au declarat că, de cel puțin câteva ori pe lună, vin acasă de la serviciu mult prea obosiți pentru a se mai putea ocupa și de sarcinile gospodărești.
Țara noastră se situează deasupra mediei UE în privința timpului lung de lucru și a efectelor acestuia asupra vieții de familie. Responsabilitățile familiale au, la rândul lor, o influență negativă asupra vieții de muncă. Un procent de 36% dintre subiecți, aproape dublu față de media UE (19%), declară că resimt aceste efecte.
În România, bărbații acuză în mai mare măsură decât femeile probleme în atingerea unei balanțe între cele două sfere ale vieții. În schimb, la nivel european, relația este inversă (Eurofound 2017). Categoria de vârstă cu cele mai importante dificultăți este cea activă (35-49 de ani). Respondenții din acest interval menționează oboseala după lucru (77%) și dificultatea de concentrare (37%). Procentele sunt semnificativ mai ridicate față de cei cu vârste de 25-34 de ani (63%, respectiv 27%). Motivul constă, probabil, în faptul că perioada de vârstă 35-49 de ani este cea mai socilitată în ciclul vieții. În acest interval, oamenii sunt nevoiți să facă față responsabilităților simultane de îngrijire a copiilor și vârstnicilor.
Respondenții cu cel mult 8 clase sunt cei mai obosiți. Aceștia declară, comparativ cu cei cu educație terțiară: oboseală (79% față de numai 53%), dificultăți în a-și îndeplini îndatoririle de familie din cauza timpului de lucru (65% față de 45%) și dificultăți de concentrare la lucru (48% față de 27%). Această diferență reflectă, probabil, calitatea scăzută a locurilor de muncă . Ei petrec timp de lucru mai îndelungat, muncă mai solicitantă fizic, oportunități scăzute de flexibilitate etc.
Care sunt avantajele programului flexibil?
Să luăm în considerare avantajele unui program în care timpul de sosire și cel de plecare ale fiecărui angajat variază în funcție de nevoile acestuia și de negocierea cu managerul său. Se păstrează, în acest caz, condiția efectuării a 8 ore de muncă zilnic. Iată care ar fi avantajele unui astfel de mod de lucru:
1. Disponibilitate prelungită a fiecărui departament
Nevoile angajaților diferă. Astfel, în mod natural, unii vor prefera să înceapă programul de lucru cât mai devreme pentru a se bucura de mai mult timp liber în a doua parte a zilei. Alții, mai somnoroși din fire, vor prefera să vină mai târziu, fiind dispuși să plece mai târziu. Prin urmare, per total, ”ușa” departamentului rămâne deschisă o perioadă extinsă de timp, fără ca niciun angajat să fie nevoit să facă ore suplimentare pentru acest scop.
2. Creșterea satisfacției muncii și a productivității
Un program adaptat nevoilor organizației dar și nevoilor personale crește satisfacția muncii. În plus, îi oferă angajatului senzația de control asupra propriei vieți și sentimentul că este apreciat. Oamenii pot deveni mai productivi, adaptându-se bioritmului propriu, iar astfel întreaga echipă devine mai performantă.
3. Beneficii personale
Angajații își creează mai ușor acel work-life balance mult dorit și discutat. Își pot rezolva mai ușor probleme personale, pot îngriji mai ușor copii sau rude în vârstă/bolnave, pot merge la diverse cursuri etc.
4. Atragerea și retenția mai facilă a resursei umane
Din perspectiva resurselor umane, promovarea unui program flexibil ar aduce un beneficiu în plus pe care îl poți prezenta potențialilor viitori colegi și i-ar putea convinge să accepte oferta organizației voastre.
5. Scăderea absenteismului
Fiecare persoană își poate adapta programul în funcție de deplasări, de nevoile membrilor familiei, de programări în interes personal și alte nevoi individuale. În consecință, acest beneficiu poate scădea rata absenteismului.
6. Îmbunătățirea comunicării
Nevoia constantă ca membrii unei echipe să negocieze modalitatea în care se îmbină programul fiecăruia cu programul grupului în așa fel încât absența lor să nu afecteze performanțele echipei duce, în timp, la o mai bună comunicare. Același efect îl generează și nevoia de înlocuire a membrilor echipei care sunt absenți. Încetul cu încetul, oamenii vor împărtăși mai mult unii cu ceilalți stadiul muncii lor. Astfel, cu toții vor avea o privire de ansamblu asupra proceselor.
7. Ore de comunicare vs. ore de productivitate
Faptul că timpul de lucru este compus dintr-o durată fixă și una flexibilă va determina majoritatea ședințelor și a conversațiilor telefonice să se desfășoare în acel interval fix. În schimb, intervalul flexibil de la începutul și finalul fiecărei zile oferă condiții perfecte pentru scrierea documentelor. Creativitatea, gândirea strategică, materialele complexe, toate au acum momentul lor perfect în acele ore de liniște.
8. Scăderea numărului de concedii medicale
Conform studiilor, programul flexibil îmbunătățește calitatea vieții, încetinește procesul de îmbătrânire și scade numărul concediilor medicale solicitate de către angajați.
Care sunt dezavantajele programului flexibil?
Pentru a te ajuta să iei o decizie cu privire la acest subiect, este important să discutăm și despre dezavantajele unui program flexibil. Astfel, vei putea să le conștientizezi și să le diminuezi riscurile. Iată-le:
1. Dificultăți în managementul echipelor
Programul de muncă personalizat le poate crea dificultăți managerilor în ceea ce privește managementul echipelor pe care le coordonează. Unele persoane ar putea profita de context pentru a obține un program redus de muncă, susținând că au fost la serviciu atunci când managerul nu a fost prezent.
Pentru a preîntâmpina acest risc trebuie să schimbi paradigma. Mută accentul de pe orele de muncă pe productivitate. Asta se rezolvă prin stabilirea de obiective și de indicatori de performanță.
2. Greutate în rezolvarea urgențelor
Chiar și în varianta în care fiecare angajat are desemnat un înlocuitor, în momentul apariției unei urgențe în absența persoanei responsabile de respectivul subiect pot apărea probleme de gestionare a situației. Trebuie să realizezi, însă, că acest risc există și în lipsa programului flexibil, de fiecare dată când un angajat este absent de la birou.
3. Dificultăți legate de managementul timpului
Pot apărea dificultăți în ceea ce privește planificarea ședințelor, a întâlnirilor sau a cursurilor.
4.Comunicare dificilă
Comunicarea în interiorul organizației ar putea avea de suferit, oamenii fiind mai dificil de contactat. Managerii și-ar petrece mai mult timp coordonând activitatea angajaților și responsabilizându-i, decât într-un format standard de lucru.
5. Probleme legate de contabilizarea orelor de muncă
Gestionarea flexitime poate determina unii manageri să implementeze un sistem sofisticat de înregistrare a pontajelor și de planificare a orarului în încercarea de a asigura continuitatea activității și punctualitatea angajaților.
6. Posibile abuzuri din partea managerilor
Este posibil ca unii manageri să interpreteze programul flexibil ca program prelungit, solicitându-le, direct sau voalat, angajaților care au ales să vină mai devreme la serviciu, să plece mai târziu, la fel ca și colegii acestora care au ales să înceapă programul de lucru mai târziu.
Pentru a te convinge singur de avantajele și dezavantajele unui program flexibil de lucru, îți propunem să începi prin experimente lejere ale acestuia. Realizează câteva proiecte pilot în diverse zone de activitate și ia măsurători înainte și după. Analizează pontajele angajaților și discută cu ei și cu managerii. Află care au fost dificultățile pe care le-au întâmpinat și cum le-au depășit.
Nu exagera. Începe printr-o flexibilizare cu +/- o oră de la programul standard de lucru. Astfel, obișnuiești angajații cu ideea de flexibilitate și determini managerii să adopte metode de pontare a orelor de muncă diferite de cele utilizate până atunci. Ulterior, în funcție de reacțiile primite dar și de rezultatele oficiale privind performanța, ia în considerare o mărire a gradului de flexibilizare a timpului petrecut la birou și, de ce nu, telemunca, în cazurile în care acest lucru este posibil.
De ce să ții cont când decizi să implementezi flexitime?
Timpul flexibil de lucru este un beneficiu important, extrem de apreciat de către angajați. Prin urmare, dacă decizi să îl oferi, asigură-te că obții prin asta nivelul maxim de satisfacție a angajaților și că ridici rata de retenție cât de mult posibil. Pentru ca acest lucru să se întâmple, îți recomandăm următorii pași:
1. Întreabă angajații dacă își doresc un astfel de beneficiu
Conform psihologilor, dacă implici angajații în selectarea unui beneficiu, ei se vor simți responsabili să se bucure de el, pentru că l-au primit în urma unei solicitări.
Spre exemplu, dacă le obții angajaților un abonament la sală în urma unui dialog cu ei în care ei și-au exprimat această nevoie, se vor simți datori să folosească respectivele abonamente, pentru că vor ști că ai răspuns la o solicitare a lor și se vor simți parte din proiect. Îți vor mulțumi și vor aprecia eforturile pe care le depui pentru ei.
În schimb, să spunem că le oferi abonamentul respectiv fără să fi existat nicio discuție anterioară despre acest lucru cu ei. Nu doar că nu vor avea același impuls să profite de oferta pe care ai obținut-o, dar e posibil să aibă o reacție negativă. Vor putea considera că încerci să le spui ce ar trebui să facă în timpul liber sau să insinuezi că ar avea nevoie să slăbească.
Pentru mai multe detalii despre modalitățile în care poți afla ce își doresc colegii tăi înainte de a implementa proiecte de well being, îți recomandăm să citești articolul Cum alegi proiectele de wellbeing pe care să le implementezi în organizația din care faci parte. De asemenea, la finalul articolului găsești un formular prin care poți descărca gratuit modelul nostru de chestionar care să te ajute în acest demers cu eforturi minime și efecte maxime.
În procesul de interogare ai grijă să separi răspunsurile angajaților de cele ale middle managementului și ale top managementului. Cele 3 viziuni sunt diferite și trebuie tratate diferit pentru o analiză reală a situației.
2. Calmează managerii
Cel mai probabil, angajații vor fi extrem de entuziasmați de posibilitatea unui astfel de beneficiu. Puțini oameni spun nu la mai multă libertate. Cei cărora trebuie să la acorzi atenție suplimentară însă sunt managerii. E foarte posibil să fie îngrijorați cu privire la faptul că vor scăpa lucrurile de sub control. Se vor teme că va scădea productivitatea și, în general, că trebuie să găsească soluții creative pentru a face față la această schimbare.
Asigură-i că vor fi consultați în fiecare pas al procesului. Explică-le că se vor realiza pilotări ale programului și reglaje. De asemenea, promite-le că va exista o perioadă de tranziție și că vor primi sprijin în implementare. Apoi, ține-te de cuvânt!
3. Întreabă-i pe alții
Nu te feri să înveți de la alte organizații similare care au pus în practică proiectul. Află mai ales ce greșeli de abordare au făcut, pentru a te asigura că nu le repeți. De asemenea, citește cât mai multe materiale găsești pe internet despre acest beneficiu. Adună ce vi se potrivește și concepe un plan adaptat nevoilor voastre.
4. Realizează proiecte pilot
Ai nevoie să obții legitimitatea întregului demers. De asemenea, e nevoie să convingi managerii că nu veți intra cu toții în cădere liberă după implementarea acestui beneficiu. Pentru acest scop, realizează proiecte pilot pe durata câtorva luni. Fă măsurători riguroase și prezintă rezultatele întregului colectiv. Nu prezenta doar părțile bune. Fii sincer, pentru că oricum mai devreme sau mai târziu vor experimenta cu toții pe propria piele noul mod de lucru. Își vor da seama imediat dacă ai omis anumite eventuale obstacole.
5. Adaptează conceptul
Ține cont de propunerile primite de la managerii implicați în faza de pilotare. Ele fac diferența dintre teorie și practică și vor asigura succesul proiectului în propria organizație. E foarte posibil să realizezi că nu poți implementa același concept uniform în întreaga organizație. Renunță la rigiditate și fă compromisuri.
6. Comunică adecvat
Realizează un plan adecvat de comunicare. Ai grijă ca toți reprezentanții de HR să înțeleagă complet beneficiul și modul de punere în aplicare pentru a-i sfătui pe managerii din organizație cum se cuvine. Distribuie modele de ținere a evidenței pontajelor sau oferă o soluție informatizată adaptată nevoii voastre. Asigură-te că există o uniformitate a conceptului, dar lasă loc de adaptări situaționale. Oferă-le managerilor suficientă autoritate încât să ia propriile decizii în echipele pe care le coordonează.
Ține cont de categoriile de angajați care nu pot beneficia de flexitime. Aceștia pot fi, spre exemplu, angajați care lucrează în ture sau angajați care lucrează cu publicul. Asigură-te că înțeleg că primesc alte beneficii în schimb și că nu sunt frustrați cu privire la acest lucru.
7. Măsoară din nou
În funcție de mărimea organizației, la un interval de 6 luni-1 an realizează măsurători similare celor din proiectele pilot. Astfel, te vei asigura că implementarea programului flexibil este uniformă și că este înțeleasă corect de către toată lumea. Realizează ajustările necesare și, dacă lucrurile merg bine, încearcă un grad suplimentar de flexibilizare.
În cazul în care te-ai hotărât să implementezi programul flexibil în organizația din care faci parte, îți venim în ajutor și îți vom oferi, în curând, un întreg pachet de implementare a acestui beneficiu, care va conține:
- un ebook în care vei găsi un model de concept, precum și modele de instrumente și proceduri
- modele de tabele excel cu care managerii să poată ține evidența orelor lucrate de către fiecare membru al echipei
- un template de e-mail prin care să comunici acest beneficiu corect întregii organizații
- un template de afiș prin care să promovezi acest beneficiu cât mai eficient
După ce experimentezi, te așteptăm să ne povestești totul despre experiență, obstacole și modul în care le-ai depășit.
Dacă îți plac articolele noastre și îți dorești să primești mai mult conținut aplicat, nu ezita să te abonezi la Newsletter-ul nostru. Dar te avertizăm – s-ar putea să-ți placă!
Mult succes în implementarea proiectelor în care crezi!
