Strategie de well being - ce înseamnă și cum să o construiești

În acest articol vom vorbi despre ce înseamnă o strategie de well being, dar și despre elementele de bază de care trebuie să ții cont atunci când construiești o strategie pentru organizația din care faci parte.

De cele mai multe ori, ideea de a scrie o strategie îi sperie pe oameni, din trei motive principale:

Ne place mai mult să acționăm decât să vorbim despre ce plănuim să facem.
Nu prea înțelegem la ce e necesară o strategie.
Nu prea știm exact cum trebuie scrisă o strategie.

Prin urmare, deși la nivel declarativ în lumea de business se vorbește în mod constant despre strategii, în practică lucrurile stau relativ diferit. Puțini sunt cei care își alocă timpul necesar pentru a scrie o strategie. Chiar mai puțini sunt cei care reușesc să scrie o strategie eficientă, pe care să o utilizeze apoi în faza de implementare a proiectelor.

De aici apar o serie de probleme de comunicare și probleme de transmitere și înțelegere a mesajelor. În plus, se instalează o stare generală de haos și ineficiență în punerea în practică a unor idei care aveau inițial mult potențial.

Ce înseamnă o strategie de well being?

O strategie de well being este un document programatic prin care se trasează liniile mari ale unui demers de schimbare/îmbunătățire a calității vieții angajaților unei companii/organizații. Se discută deschis despre situația actuală (cu tot cu problemele ei) și despre schimbările necesare pentru îmbunătățirea stării de fapt. De asemenea, se stabilesc responsabilități clare și termene de acțiune. Nu lipsesc nici indicatorii de performanță și modalități de măsurare a acestora.

Strategia de well being este, de asemenea, un statement: o declarație de intenție cu privire la unde ne dorim să ajungem. Aceasta are o puternică notă vizionară și reprezintă un exercițiu de gândire ambițios.

De ce este important să dezvolți o strategie de well being?

Imaginează-ți că îți dorești să construiești o casă. Ai banii, ai echipa de constructori, dar nu ai un proiect. Îi aduni pe toți în dimineața primei zile și le povestești cum îți imaginezi că trebuie să fie casa. Încerci să le oferi cât mai multe detalii și să le răspunzi la întrebări, astfel încât aceștia să înțeleagă exact care trebuie să fie rezultatul final. Apoi, se apucă de treabă. Nu-i așa că zâmbești doar când îți imaginezi care ar putea fi rezultatul final al unei construcții realizate fără proiect?

Oricât de multe descrieri și explicații le-ai oferi constructorilor, e imposibil ca rezultatul final să arate exact așa cum ți-l dorești. Mai mult decât atât, cel mai probabil ați avea la final discuții aprinse de genul ”Ți-am spus că aici vreau o ușă, nu un geam! Cum crezi că o să intru în încăpere pe geam?” ”Nu-i adevărat șefu’! Îmi amintesc exact cum ai spus că aici îți dorești un geam!” Mai contrazi-l dacă poți!

Ei bine, din același motiv este importantă și o strategie de well being! Pentru că verba volant, scripta manent, vorba înaintașilor noștri latini. Prin scrierea unei strategii, te vei asigura că fiecare cititor înțelege unde trebuie să ajungeți, dar și ce are de făcut și în cât timp.

În plus, strategia de well being mai e importantă dintr-un motiv. În viitor, vei putea dovedi că ai realizat exact ceea ce ți-ai propus să realizezi, nu că ai ajuns la acel rezultat dintr-o nimereală. Poți să compari situația cu jocul de biliard. Acolo trebuie să anunți în ce buzunar ai de gând să introduci bila înainte de a realiza lovitura. Altfel, se întâmplă uneori să țintești un anumit buzunar, dar bila să intre în altul. În acel moment trebuie să îi cedezi următoarea lovitură adversarului tău.

Strategie de well being sau bănuială?

Știm, e foarte greu să îți imaginezi unde vei ajunge în 1-5 ani. De multe ori nu poți știi exact nici unde vei ajunge peste 6 luni! Există numeroși factori externi care pot influența obiectivele pe care ți le-ai propus. În plus, știi de acum că va trebui să te adaptezi constant noilor circumstanțe. Totuși, avantajele elaborării unei strategii depășesc cu mult dezavantajele. Asta se întâmplă în special dacă îți dedici timpul necesar pentru a realiza una documentată și utilă pentru întreaga organizație.

În procesul de elaborare a unei strategii de well being vei fi constrâns să privești realitatea în ochi și să spui lucrurilor pe nume. Să identifici concret ce nu funcționează bine în prezent și de ce. Fără a căuta vinovați. Organizația voastră nu poate trece la următorul pas fără acest exercițiu de sinceritate.

Apoi, va trebuie să îți imaginezi viitorul. Așa, utopic, idealist, trebuie să mergi cu gândul la acel viitor către care cu toții trebuie să tindeți. Important este să stabilești o țintă. Ține cont de faptul că, indiferent dacă reușiți să îndepliniți 100% sau doar 5% din ceea ce v-ați propus, oricum vorbim de o evoluție.

Da, unii pot argumenta că o strategie de well being se bazează pe bănuieli. Totuși, atât timp cât măsurarea realității din prezent se face în mod riguros, vei vedea cum bănuielile referitoare la viitor vor deveni din ce în ce mai verosimile, mai palpabile și mai ușor de transformat în realitate.

Strategie vs. tactică

În general există un anumit nivel de confuzie legat de ce înseamnă o strategie și cu ce se deosebește de tactică. În cazul în care faci parte dintre acei oameni confuzi, poate te ajută să te gândești la următoarea regulă simplă: strategia îți vorbește despre unde vrem să ajungem, în timp ce tactica vorbește, pas cu pas, despre cum ajungem acolo.

Dacă ești fan al citatelor, poate te ajută acest citat din ”Arta războiului”, scrisă de Sun Tzu: ”Strategia fără tactici este cea mai lentă cale către victorie. Tactica fără strategie este zgomotul înainte de înfrângere.”

Ambii termeni provin din zona militară, dar au început să fie folosiți în mult mai multe contexte, în special economice și organizaționale. Până la urmă, nici afacerilor nu le strică puțină disciplină militară pentru a reuși.

Prin urmare, dacă aveai impresia că tot ce trebuie să faci este să scrii o strategie și ți-ai încheiat treaba, te înșeli. Strategia de well being trebuie să vină la pachet cu… tactica. Mai exact, cu un plan de acțiune, însoțit de taskuri și obiective concrete, dar și de indicatori de performanță.

Puțină traducere

Să-ți fie mai ușor, haide să revenim la analogia noastră referitoare la construcția casei:

Strategia ta este să construiești, alături de echipă, o casă mare, din lemn, cu acoperiș în două ape, luminoasă. Aceasta trebuie să țină cald iarna și răcoare vara. Pereții trebuie să respire dar să fie bine izolați. Trebuie să aibă o compartimentare cât mai eficientă a spațiului, astfel încât să pară cât mai încăpătoare.

Responsabilii pentru construcția casei sunt arhitectul, șeful de șantier, echipa de constructori, furnizorii de materiale de construcție. Lor li se alătură instalatorul, electricianul și domnul acela simpatic de la firma care montează geamurile termopan.

Fiecare dintre aceștia are taskuri specifice și un deadline pentru punerea lor în aplicare. Acestea se înlănțuiesc și sunt interdependente. Spre exemplu, e esențial ca meșterul contractat să construiască hornul să se sincronizeze cu echipa care montează acoperișul. Alttfel, rămâi cu o gaură de toată frumusețea în acoperiș prin care o să plouă. În acest caz, indicatorii lor de performață sunt să se sincronizeze, să termine la timp și să facă îmbinarea perfectă între horn și acoperiș. În lipsa îndeplinirii acestor indicatori de performanță, obiectivul lor nu este îndeplinit și tu devii foarte nefericit.

Pentru succesul întregului proiect, e bine ca toți acești oameni să știe ce înseamnă efortul lor. Cu toții contribuie la îndeplinirea visului familiei voastre de a locui la casă. Vă ajută să le oferiți copiilor voștri posibilitatea de a se juca zilnic în siguranță în aer liber. Pe lângă tranzacția financiară, ei au bucuria de a contribui la îndeplinirea visului unei familii. Iar acest lucru vă face pe toți mulțumiți.

Pe cât timp se face o strategie de well being

Tipic, o strategie de well being se scrie pe 3-5 ani. E inutil să vizezi o durată mai mică de timp. Petreci mai mult timp concepând, discutând și promovând strategii decât punându-le în aplicare. În același timp, o durată mai mare de timp te îndepărtează de pragmatismul unei strategii.Te duce spre acea zonă de bănuială despre care discutam mai devreme.

Desigur, există și strategii care nu se încadrează în acest interval de timp tipic. În general, cu cât compania despre care vorbim e mai suplă, cu atât e mai ușor de gestionat. 10 oameni pot cădea de acord destul de repede asupra unei strategii și o pot pune în aplicare la fel de repede.

În schimb, atunci când vorbim despre organizații mari, greoaie și birocratice, vei vedea că doar elaborarea și căderea de acord asupra unei strategii poate dura 6 luni de zile. La un asemenea nivel de timp investit, este și păcat să o luați de la capăt un an sau doi mai târziu.

Câte pagini trebuie să aibă o strategie de well being

Lungimea unui astfel de document variază în funcție de tipul organizației și de complexitatea documentului. Totuși, dacă vrei ca stategia scrisă de voi să și fie citită, îți recomandăm ca lungimea acesteia să nu depășească 10 pagini.

Ce trebuie înțeles este că o parte foarte importantă din procesul de elaborare a unei strategii de well being o reprezintă discuțiile. Atât timp cât ideile conținute în acest document au fost discutate și înțelese de toți actorii cheie din organizație, lucrurile nu mai trebuie explicate în detaliu.

E ca atunci când faci o listă de cumpărături împreună cu persoana iubită. Ați decis împreună că vreți să faceți pizza în seara asta. Nu mai e necesar să adaugi explicații pe lista de cumpărături atunci când adaugi ketchup, făină, ciuperci sau mozzarella. Desigur, dacă nu ați avut această discuție și doar vă trimiteți unul altuia lista, e posibil să fie necesară și o discuție telefonică în fața raftului de cumpărături…sau explicații adăugate pe marginea listei.

Nu există un cuprins clar stabilit pentru scrierea unei strategii de well being. Totuși, vom încerca să enulerăm capitolele potrivite pentru a fi incluse în elaborarea unei strategii:

1. Scop și obiective

Cu alte cuvinte, de ce facem ceea ce facem? Sau de ce ne batem capul cu toată treaba asta în loc să ne uităm la un serial pe Netflix? Acesta e momentul în care să scrii despre valorile organizației voastre. Ce credeți voi cu tărie? Cum vedeți voi lumea într-o versiune îmbunătățită a ei?

Apoi ce vă propuneți să obțineți în urma punerii în aplicare a acestei strategii? Concret, cu ce va îmbunătăți aceasta lucrurile? De ce ar crede oamenii în voi și vi s-ar alătura în această

2. Grup țintă

Nu e un capitol obligatoriu în strategia voastră de well being, însă dacă aceasta vizează un anumit grup țintă este important ca acesta să fie menționat și explicat cum se cuvine.

3. Probleme identificate

Bine, nu e nevoie să te exprimi atât de negativ. Poți înlocui titlul cu ”situația actuală” sau ”de unde plecăm”. Dar, în principiu, despre probleme vei vorbi aici. Cu alte cuvinte… de ce nu e bine cum e acum? De ce avem nevoie de o schimbare?

Partea aceasta e mai importantă decât crezi, pentru că natura umană ne determină să respingem schimbările. Cu alte cuvine, instinctele noastre spun ”Dacă până acum am supraviețuit, înseamnă că e bine așa. De ce să schimbăm ceva și să riscăm să ne amenințăm supraviețuirea personală și a speciei?”. Nu e vina noastră. Bietul Homo sapiens la el în peșteră așa trebuia să gestioneze lucrurile. Iar mintea noastră uneori nu își dă seama că nu mai trebuie să gândească în termeni de supraviețuire, ci în termeni de evoluție.

Prin urmare, asta e partea în care îți faci colegii să realizeze că nu e chiar bine așa cum e în prezent. Sau poate e bine momentan. Totuși evoluția lumii ne va duce în câțiva ani în situația în care nu îi vom face față dacă nu schimbăm ceva acum.

4. Ce am realizat

Dacă tot ai fost puțin negativist în capitolul anterior, aici e bine să readuci registrul pozitiv asupra strategiei voastre de well being. Cu alte cuvinte, nu e dracul chiar atât de negru. Aici enumeri ce demersuri s-au făcut deja în sensul schimbării în bine pe care v-o doriți cu toții.

Altfel spus, le demonstrezi colegilor că, instinctiv, organizația voastră a făcut deja primii pași spre schimbare. E un alt mod de a-i convinge să ți se alăture, observând că deja se întreptau pe calea propusă și nu s-a întâmplat niciun dezastru. Poate chiar au întrezărit primele beneficii ale pașilor făcuți deja.

5. Ce ne propunem

Aici e momentul să întri în concret. Enumeră programele pe care vă propuneți să le demarați și zonele pe care veți merge în dezvoltarea lor. În ce vor consta acestea? Cât timp va dura punerea lor în aplicare? Ce eforturi vor presupune?

6. Actori implicați

E bine să se știe încă din strategie cine ce face. Cu alte cuvinte, ”să nu avem discuții la proces”. Corelând acest capitol cu discuțiile pe care le veți avea în organizație înainte de lansarea strategiei de well being, vă veți asigura că toată lumea este on board cu planurile de viitor, că fiecare știe ce rol are, că nu există suprapuneri de responsabilități și nici fugă de responsabilitate. E modalitatea ideală de a-i face pe toți să se alăture planurilor strategice și nu să fie simpli spectatori de pe margine. Acesta e momentul în document în care trec de al gândire de tipul ”hai să vedem că au de gând să facă” la cea de tipul ”deci ce avem de făcut”.

7. Impact

Aceasta e partea cea mai vizată de pericolul ”strategie vs. bănuială”. Aici vorbești despre ce îți imaginezi că se va întâmpla dacă fiecare își face treaba. Poți vorbi despre mai multe niveluri de impact. De obicei, o transformare nu afectează un singur grup de indivizi, ci are beneficiari direcți și indirecți, dar și victime colaterale.

Poți vorbi despre impactul la nivelul grupului țintă, despre impactul la nivelul comunității, sau la nivelul companiei. E bine să evidențiezi cât mai multe zone de impact, astfel încât să te pliezi pe asentimentul fiecărui actor. Spre exemplu, unii rezonează mai degrabă cu mesaje de responsabilitate socială. Alții vor să afle concret ce beneficii are echipa lor sau compania pentru care lucrează în urma acestui demers. Oferă câte ceva pentru fiecare și îi vei câștiga cu siguranță de partea ta!

8. Indicatori de performanță

E bine mereu să definești cum vezi succesul. Bine, bine, trebuie să facem bețe. Dar câte bețe trebuie să facem să fie bine? Și câte facem să fie excelent? Mai concret, care este benchmark-ul la care ne referim și cât de tare trebuie să muncim pentru a-l îndeplini sau chiar depăși? Iar apoi, cum putem ajusta elemente stabilite în strategie în funcție de rezultatele de etapă?

Din experiența noastră, indicatorii de performanță sunt cel mai greu lucru de definit într-o strategie. Pentru că, după ce ți-ai forțat creierul să gândească strategic, să aibă viziune și să creadă că sky is the limit, acum brusc trebuie să revii cu picioarele pe pământ și să gândești niște indicatori concreți, palpabili, în funcție de care veți măsura rezultatele.

Exemplu: Cum se implementează o strategie

Să spunem că unul dintre obiectivele pe care vi le-ați propus este ca angajații voștri să adopte un stil de viață mai sănătos. Să își trateze sănătatea din perspectiva prevenției, nu a tratamentului. Așteptările voastre de la acest obiectiv este să aveți angajați mai sănătoși. Au un nivel de energie mai ridicat, absentează mai puțin din motive medicale și se pensionează mai târziu.

Pentru punerea în aplicare a acestui obiectiv plănuiți să introduceți opțiuni de hrană sănătoasă în meniu și să evidențiați numărul de calorii la fiecare porție pentru ridicarea nivelului de conștientizare. De asemenea, vreți să le oferiți abonamente la sală și să organizați competiții sportive, ateliere de sport, kinetogym și mindfulness la birou. În plus, plănuiți să derulați campanii antifumat, săptămâni de prevenție și conștientizare precum săptămâna sănătății orale, săptămâna inimii etc. Vreți să faceți concursuri între departamente care implică slăbitul în echipă sau un număr cât mai mare de pași. Și mai aveți câte și mai câte idei.

Până aici sună minunat. Dar cum îți dai seama că toate aceste demersuri au avut rezultatul imaginat? Ei bine, asta e partea cu adevărat grea. Pentru astfel de dovezi trebuie să plănuiești măsurători înainte și după fiecare program, dar și un program de screening pe termen lung realizat în parteneriat cu medicii colaboratori. Vă veți uita la starea generală de sănătate a angajaților. Veți compara numărul zilelor de concediu medical înregistrate în fiecare an. Vă veți uita la măsurătorile de climat organizațional și la îmbunătățiri legate de starea generală de bine a angajaților. De asemenea, puteți viza o scădere în numărul angajaților care părăsesc compania. Sau referiri la beneficiile programului în interviurile de exit.

Indicatorii de performanță trebuie să vizeze toate aceste paliere, unele macro, altele de detaliu. Și toți trebuie să fie măsurabili.

Concluzie

Sperăm că te-ai convins de ce elaborarea unei strategii de well being este importantă, indiferent de planurile pe care le ai pentru compania sau organizația din care faci parte. De asemenea, sperăm că te-ai convins că procesul, deși nu e chiar simplu, nici nu e de speriat. Îți garantăm, însă, că merită să investești fiecare minut în elaborarea unei strategii. Atunci când vorbim despre un domeniu atât de nou și de vast cum e cel al well being-ului, ai mare nevoie de clarificarea acestuia. Doar în acest fel tu și colegii tăi veți simți că ”vorbiți aceeași limbă”. Cel mai important însă, până nu înțelege toată lumea cât efort implica activitatea ta, nici rezultatele nu vor putea fi apreciate la adevărata lor valoare. Și e păcat de toată munca să nu știi să o promovezi cum se cuvine.

Ai nevoie de mai mult sprijin? Nicio problemă! Echipa Happy Team Project îți stă la dispoziție. Contactează-ne prin pagina noastră de facebook. Și dacă tot treci pe acolo, dă-ne și un like, să ne faci să zâmbim.

Alte resurse

Dacă ți s-a părut interesant acest articol, vei găsi cu siguranță informații utile pentru tine și în articolele noastre:

Strategie de well being – ce înseamnă și cum să o construiești